El Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México establece que las empresas, independientemente de su tamaño, están obligadas a encargarse de la validación de facturas emitidas por sus proveedores.
En esta línea, es importante indicar que se trata de un asunto de vital importancia para cualquier compañía, dado que de esto depende el correcto cumplimiento fiscal.
El problema es que puede ser un proceso complejo si se lleva a cabo sin una herramienta apropiada, sobre todo, teniendo en cuenta que una compañía, por pequeña que sea, recibe numerosas facturas que provienen de proveedores diferentes. Sin embargo, actualmente se han desarrollado mecanismos para la validación de facturas automática, como la solución que ofrece portaldeproveedores.mx. Esta herramienta cuenta con un amplio abanico de posibilidades para una gestión simple y confiable de todos los comprobantes fiscales que ingresen a la empresa.
Consciente de los riesgos que se corren si no se cumple adecuadamente con las exigencias del SAT, PortaldeProveedores.mx. se ha encargado de desarrollar un sistema que permite agilizar la validación de facturas sin importar que se manejen grandes volúmenes. Esto es gracias a que la plataforma es capaz de detectar rápidamente los errores que usualmente se cometen en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
La solución se enfoca en verificar varios aspectos clave. Estos son el cumplimiento del formato de la factura, que el RFC esté correctamente registrado y que se cumplan las reglas internas de recepción. Además, el sistema verifica el tipo de documento, incluyendo factura, notas de crédito y/o complemento de pagos. Asimismo, detecta si hay comprobantes duplicados y delata si hay documentos emitidos por EFOS y No Localizados.
Cuando alguno de los elementos falla o es sospechoso, se genera una alerta que indica que el CFDI no se ha podido guardar porque no cumple con todas las validaciones requeridas. También señala dónde está el error.
Junto a la función de validación, la solución de PortaldeProveedores.mx tiene características adicionales que optimizan la gestión de las facturas emitidas por proveedores. Esto incluye una recepción centralizada, es decir, todos los documentos de compra ingresan por un único punto, facilitando significativamente su localización.
De la misma manera, el sistema ayuda a mejorar los flujos de autorización y a pagar las facturas que fueron correctamente realizadas y entregadas. A su vez, en caso de que un comprobante sea rechazado, se genera automáticamente una notificación dirigida al proveedor para que haga las revisiones y modificaciones pertinentes para proseguir con la operación.
Para finalizar, es vital remarcar que toda empresa se debe centrar en cumplir adecuadamente con la exigencia de validar las facturas. Existen muchas razones, pero la más importante es que ante una irregularidad en un CFDI la responsabilidad recae no solo en quien la emitió, sino también en quien la recibió. Por ende, la autoridad fiscal podría considerar que se perpetró un fraude y la empresa receptora puede ser multada.
