Durante el confinamiento, la única forma de trabajar era con los eventos virtuales. Todo era virtual, incluso algunas cenas familiares. Tan es así que muchas personas padecían la «fatiga de Zoom», tras pasarse horas y horas frente la pantalla.
A día de hoy, cuando la mayoría de las restricciones de movimiento se han levantado y los eventos sociales han vuelto con fuerza, la pregunta que asalta a algunos es: ¿implica eso que los webinars (grabados o en directo) y otros eventos comerciales virtuales estén a punto de desaparecer?
No exactamente. Parece que las personas tienen prisa por volver a socializar, pero no necesariamente junto a la máquina del café. A pesar de que algunas compañías hayan obligado o al menos fomentado el regreso de sus trabajadores a la oficina, aproximadamente un 78% de los empleados prefieren trabajar en un entorno híbrido o remoto. Asimismo, a medida que la gente pasa menos tiempo en la oficina, las posibilidades de que salgan de casa para asistir a eventos profesionales en persona son menores. Los eventos online, por su parte, permiten participar desde cualquier parte del mundo, no se pierde tiempo en desplazamientos y es mucho más fácil acoplarlos en la agenda. Por estos motivos, están aquí para quedarse y junto con el resto de los servicios digitales vía cloud de las nuevas comunicaciones como la voz, la presencia, la colaboración, los chats, el intercambio de archivos en el chat corporativo (por supuesto no es el WhatsApp), las grabaciones, el geoposicionamiento, los SMS, etc. Todas estas nuevas funciones se han implementado estos dos últimos años rápidamente para formar ya parte de las comunicaciones unificadas de las compañías.
No obstante, eso no implica poder seguir haciendo el mismo tipo de webinars que en 2020. Como los webinars ya son muy comunes, las expectativas de la audiencia han incrementado. Ya no se está intentando desesperadamente trasladar los eventos al ciberespacio a la velocidad de la luz por culpa de los confinamientos. Ha habido tiempo para practicar y perfeccionar estas habilidades y el público es consciente de ello. Como consecuencia, cada vez es menos indulgente.
La cuestión real no es si los webinars han muerto, la pregunta es: ¿cómo se puede desarrollar un webinar interesante en el que las personas no solo participen activamente, sino que además disfruten de ello?
Solo porque el webinar contenga información técnica o detallada no significa que deba ser aburrido. En muchas ocasiones lo que hace que un webinar sea atractivo depende de la organización y la presentación.
El objetivo del webinar puede ser incrementar las ventas. No obstante, igual que cualquier otra actividad de marketing, solo se cumplirá el objetivo si el experto se dirige directamente a las necesidades y deseos específicos de su audiencia. Hay que ponerse en sus zapatos: ¿qué quieren saber? ¿Qué problemas están intentando solucionar? ¿Qué temas son relevantes para ellos? Si no se está seguro de por dónde empezar, se debe consultar con el equipo de ventas para descubrir cuáles son las preguntas más habituales y elegir temas que les den respuesta. Y lo más importante, preguntarse si le apetecería ver el webinar grabado después.
Lo segundo que se necesita hacer es ser realmente público-céntrico para recompensarles por dedicarles su tiempo. Esto no implica ofrecer tarjetas regalo o códigos de descuento necesariamente (aunque es cierto que son estrategias válidas). Podría ser tan fácil como ofrecer certificados o acceso a un e-book o a una guía. Compartir el enlace al final del webinar es un aliciente adicional para impulsar la asistencia durante todo el evento. No importa cómo se haga, ese pequeño gesto muestra que se valora el tiempo de los participantes y puede marcar la diferencia entre alguien que desaparece y un participante activo e interesado.
A todo el mundo le ha pasado: tanto en una reunión presencial como en una virtual, estar sentado frente a una presentación de diapositivas que no es más que un montón de texto acompañado por una voz monótona, la vía más directa para perder el interés sobre el tema que sea. El webinar tendría que ser una experiencia que no pudiera ser reemplazada simplemente enviando las diapositivas a los participantes. En lugar de centrar la presentación en las diapositivas, hay que pensar en ellas como un accesorio: objetos que se añaden a la actuación pero no constituyen su base. Esto quiere decir que deberían añadir algo: indicar los aspectos principales en las diapositivas puede hacer que la presentación resulte más sencilla de seguir, pero hay que asegurarse de incluir también gráficos y animaciones que ayuden a ilustrar lo que se dice y aclarar los aspectos más difíciles de explicar con palabras.
En caso de no contar con el tiempo o recursos para preparar unas slides bien atractivas podría ser mejor realizar un webinar sin ellas, en función del tema y del formato. Lo que sí es imperativo es que el audio sea claro, interesante y fácil de seguir. Esto no implica que se necesite obligatoriamente a un actor de voz profesional, pero sí es útil que el altavoz varíe el tono, no tener miedo de enfatizar algún aspecto específico y hablar en el lugar adecuado.
También es cierto que esta recomendación puede suponer un problema para los asistentes con problemas de audición, así que hay que asegurarse de que se ofrece a los asistentes la oportunidad de volver a ver más tarde el webinar con subtítulos añadidos. Esta previsión también facilita que se reutilice el webinar grabado como parte de una plataforma de e-learning. Además, se tendrá un archivo de texto listo para traducir el contenido y dirigirse a otros mercados. El webinar se puede convertir en un webinar ya grabado que sea posible escuchar en cualquier parte del mundo.
Volviendo al PowerPoint de nuevo, ahora hay que pensar en todas las veces que se ha asistido a webinars que empiezan con una diapositiva. Si el ponente tiene su cámara encendida, se muestra solo en una pequeña ventana en una pequeña esquina de la pantalla. Cuando la cara del presentador no es el centro principal de la pantalla, los espectadores no pueden leer su lenguaje corporal, perdiendo mucha información. Esta ausencia de interacción humana también hace que la gente desconecte. Hay que recordar que la distancia virtual es mucho mayor que en las reuniones presenciales. Para ponerlo más fácil, se puede activar el vídeo y mostrar la cara; los participantes también lo agradecerán.
Obviamente, mirar las notas o el escritorio tampoco será bien acogido. Hay que mirar directamente a la cámara y sonreír. Las expresiones con matices son más complejas de comprender, así que se debe mantener una expresión relajada y amistosa que resulte sencilla de interpretar y demuestre accesibilidad. El contacto visual directo demuestra que uno se centra en los oyentes, que por su parte devolverán su atención más fácilmente. Aunque en realidad no se pueda entablar contacto visual con todos los participantes, se puede conseguir este efecto mirando a la cámara directamente.
Los que no crean que esto vaya a marcar la diferencia pueden hacer primero una prueba en una reunión interna y preguntar qué les ha parecido. Aunque no consigan el efecto deseado la primera vez, las críticas constructivas y la práctica ayudarán a prepararse para el próximo evento virtual.
Una de las características distintivas de los webinars es que existe una cantidad de personas hablando limitada. En algunas plataformas, la audiencia se silencia de forma automática y es posible que ni siquiera tenga acceso al chat. Si se pregunta a los profesores, dirán que sus estudiantes aprenden más cuando participan, igual que el público. Al sumar opciones interactivas, se necesita la atención de los participantes, haciendo que resulte menos probable que se distraigan o se entretengan comprobando su bandeja de entrada a lo largo de la sesión.
Esto no significa tener que nombrar a los asistentes uno a uno para ver si están prestando atención. En su lugar, se pueden elegir actividades rápidas y permitir que los miembros respondan rápidamente e incluso de forma anónima. Por ejemplo, se puede: crear una encuesta, anotar preguntas para otro momento o hacer una sesión de preguntas al final, crear una imagen con palabras usando Mentimeter o algún programa parecido, mantener debates más pequeños en salas independientes o involucrarles con un hashtag u otra campaña en redes sociales
Los que tengan suerte y usen una plataforma de calidad, verán que ya incorpora algunas opciones como las preguntas y respuestas y la realización de encuesta. Pero no se debe subestimar el impacto que puede tener una campaña en redes sociales: únicamente pedir a los miembros que escriban un tweet con una etiqueta específica aumentará la presencia en redes y quizás anime a que nuevos prospectos se unan a los webinars en el futuro. Así se consigue que los asistentes participen y a la vez hagan publicidad.
El vídeo es un medio que muestra movimiento, así que hay moverse es clave. Estar sentado e impasible en el escritorio no es interesante ni dinámico. Caminar por el espacio, gesticular (adecuadamente) mientras se habla y utilizar varias cámaras cuando sea posible es recomendable. Si no se cuenta con el espacio o el equipamiento técnico necesario para hacer esto en directo, se debe valorar añadir fragmentos grabados o animaciones al webinar para romper la monotonía y mantener el interés de la audiencia. De lo contrario, se puede invertir en hardware de calidad, así se tendrán todas las herramientas para capturar sonido y vídeo como un profesional sin tener que contratar a un equipo de cineastas.
Cabe recordar que si los ojos del público no están atentos a la presentación, estarán en otro lugar.
Ya se han ido dando ideas para mejorar las diapositivas, pero la pandemia ha dado muchas oportunidades para probar diferentes tipos de eventos virtuales, así que no se debe temer el experimentar.
Algunos formatos innovadores que sí funcionan son estos: entrevistas, preguntas y respuestas, demostraciones, talk shows, mesas redondas de debate y retransmisiones al estilo noticiero.
Uno debe pensar en qué le gustaría ver y escuchar en su tiempo libre y repetir algún elemento en su evento digital. Naturalmente, sea cual sea su elección, hay que diseñar el contenido pensando en la audiencia, en los puntos fuertes de los ponentes y en el tema tratado, de manera que se tenga una buena oportunidad para conseguir una cálida acogida. Cabe recordar que el cielo es el límite a lo que se pueda crear.
En TELLiT, usan soluciones diseñadas para producir presentaciones dinámicas y atractivas que permiten crear webinars en cualquier momento y lugar. En consecuencia, siempre están ofreciendo material formativo práctico y consejos útiles para sus clientes y usuarios. La solución también incluye: funciones para preguntas y respuestas, encuestas, levantar la mano, pizarra, retransmisión en redes sociales y una biblioteca de contenido que permite cargar y compartir archivos con el público
Los interesados en las conferencias mediante webinars y comunicaciones unificadas pueden echar un vistazo a la página de soluciones TELLiT para descubrir muchas novedades que revolucionarán las comunicaciones de los próximos años.
Con independencia de la plataforma elegida, hay que recordar centrarse en el público y engancharles. Así se acabará con los webinars somníferos y se convertirán las sesiones en un acelerador de lead generation.
