Los siete retos principales del ‘benchmarking’

Mucho se ha hablado y escrito del ‘benchmarking’ desde que Robert Camp publicó en 1989 su libro Benchmarking: The Search for Industry Best Practices that Lead to Superior Performance y se empezó a aplicar la mejora comparativa de una forma estructurada y sistemática, entendiendo que la razón de ser del ‘benchmarking’ es la mejora de los resultados a través de mejoras organizacionales.

El ‘benchmarking’ ha proporcionado excelentes oportunidades para avanzar hacia el cambio y la transformación, mejorando los resultados, la confianza y la reputación de las organizaciones, rompiendo el status quo, entendiendo las tendencias, manteniendo la organización en movimiento y fomentando la creatividad y la innovación.

Si bien la mayoría de las organizaciones ha asumido que debe aprovechar el ‘benchmarking’ como herramienta de mejora continua y en muchos sectores de actividad se realiza de forma habitual y sistemática, en la práctica, esta no se ha extendido en la medida que habríamos imaginado a mediados de los años noventa.

Este escenario lleva a preguntarnos cuáles son los verdaderos retos a los que se enfrentan las organizaciones cuando deciden aplicar el ‘benchmarking’, y qué acciones podemos poner en marcha para facilitar su implantación.

• Cultura en la organización que facilite establecer un entorno abierto al cambio a través de compartir procesos y resultados. Sin este espíritu de humildad, este reconocimiento de que otros son mejores, los esfuerzos para aplicar la mejora comparativa serán infructuosos.
• Priorización y selección adecuada de qué debemos mejorar. En muchas ocasiones no se realiza una selección de los procesos realmente críticos, queriendo avanzar en un número mayor de procesos que la capacidad de la propia organización. Para conocer qué queremos cambiar, debemos priorizar y elegir de forma apropiada.
• Estudiarse a uno mismo, entendiendo nuestros procesos y disponibilidad de la información propia imprescindible. De igual forma, sin la recopilación de la documentación necesaria, se dificulta la obtención de socios de intercambio para compararnos.
• Información para compararse y estudiar al mejor. Sin duda, este es uno de los mayores retos a los que se enfrentan las organizaciones, la búsqueda del mejor y disponer de la adecuada documentación de los procesos, prácticas o métodos, que le permiten serlo.
• Aplicación de las buenas prácticas y mejoras detectadas implantando medidas y acciones concretas. Hay que recordar que el objetivo no es el conocimiento, es la mejora, para ello necesitamos cambiar y aplicar de forma efectiva las buenas prácticas.
• Medición de los resultados. Disponer de puntos de referencia y consensuar objetivos dentro del equipo para que el proceso sea estimulante y motivador. Debemos ser capaces de medir los avances y establecer nuevos objetivos.
• Ética en todo el proceso para generar espacios de confianza con otras organizaciones. Debemos dar testimonio de nuestro buen hacer a través de la preparación de la documentación y las experiencias anteriores.

Para cada uno de estos retos hay múltiples acciones que pueden facilitar superarlos, podríamos citar algunas que tienen impactos transversales.

• Liderazgo que refuerce la importancia de entornos abiertos, fomentando la humildad, la ética, el cambio y el desafío.
• Conocimiento metodológico y de las herramientas, tener equipo formado para afrontar con garantías los procesos.
• Enfoque de proyecto, con la definición de objetivos, alternativas, equipo, recursos… favoreciendo la sistemática del proceso.
• Participación en actividades de cocreación, intercambio y colaboración, estableciendo una red de contactos.
• Creación y participación en grupos de ‘benchmarking’, internos o externos, en ámbitos sectoriales, de gestión operativos o estratégicos.
• Disponibilidad de acceso a plataformas de conocimiento (informes, buenas prácticas, experiencias…).
• Documentación de los procesos relevantes propios junto a los resultados obtenidos, clave para la priorización y para conseguir socios de intercambio.
• Buscar el equilibrio entre la informalidad y la eficacia, favoreciendo la agilidad y la contención de los costes de los procesos.

Y por encima de todo, el ‘benchmarking’ requiere de una firme voluntad de cambio, una cultura corporativa basada en la humildad y con el foco puesto en nuevos escenarios, allí donde nos queremos dirigir.