Desde el año pasado muchas organizaciones se han visto obligadas a adaptar sus estrategias empresariales de la noche a la mañana, teniendo que trasladar una mayor parte de su actividad al entorno digital y enviando a sus empleados a trabajar desde sus casas en la medida de lo posible. Aun así, la Covid-19 ha asestado un golpe definitivo a muchos negocios de autónomos y pymes, entre otros. Lejos de que remonte la situación, desde el Banco de España prevén que hasta el 10% de las empresas españolas acabe siendo inviable como consecuencia de esta crisis.
Otra cosa que hay que tener en mente es que hoy se trata de una emergencia sanitaria, pero también se han vivido otras situaciones hace poco -como el temporal Filomena- que han afectado a empresas y profesionales. Sin duda todo esto ha servido de prueba de fuego a los planes de continuidad de negocio para ver lo que funciona y lo que no. Y ha quedado demostrado que, si antes de que se decretase el confinamiento una organización no contaba con la infraestructura y la flexibilidad necesaria, ha habido que hacer notables esfuerzos para mantener la productividad.
Flexibilidad en el entorno laboral
Una vez pasadas estas situaciones que nos sorprendieron a todos, las empresas han visto que necesitan mejorar aquellos desarrollos que tuvieron que poner en funcionamiento de manera inmediata o sobre la marcha. A esto hay que sumar que los profesionales que han experimentado las ventajas del trabajo en remoto ya ven esta manera de trabajar como algo necesario en su día a día, puesto que mejora su calidad de vida al reducir el estrés que antes producían las prisas, el tráfico o los tiempos de desplazamiento a la oficina. Por lo tanto, ahora es el momento de implementar la flexibilidad laboral de manera permanente para ser igual de competitivos que las demás empresas que ya llevan cierta ventaja en esta materia. Las organizaciones tienen que ser capaces de adaptarse rápidamente mediante procedimientos ya establecidos, incorporando soluciones tecnológicas adecuadas y, sobre todo, bien implementadas.
En este camino la continuidad y la rentabilidad del negocio deben mantenerse como máxima independientemente de lo que ocurra. Las empresas tienen que plantearse qué han hecho hasta este momento y cómo deben continuar en el cambio hacia la excelencia sin depender de las circunstancias. En definitiva, hay que encontrar formas inteligentes de trabajar que sean aplicables en cualquier lugar y momento.
Digitalización del papel
El consumo mundial de papel alcanzó cerca de los 422 millones de toneladas métricas en 2018, según Statista. El enorme uso que se hace de este formato no siempre es indicativo de algo malo, sino más bien pone de manifiesto lo mucho que se sigue confiando en él y, por ello, debe proporcionarse un mejor acceso a la información almacenada en físico.
Dentro de las empresas privadas y el sector público, los datos archivados en papel suelen necesitarse en más de una ocasión, ya sea para consultar de nuevo el historial médico de un paciente, reutilizar notas de estudio o actualizar alguna campaña de cliente. Todos esos documentos deben convertirse fácilmente en información accesible que se pueda además compartir de manera inmediata con cualquier persona autorizada que la necesite; y esto es casi imposible si las circunstancias implican que el trabajo debe hacerse en remoto con toda la documentación almacenada solo en papel en otro lugar.
La necesidad de las organizaciones y usuarios de utilizar, almacenar, acceder y compartir de forma sencilla cualquier dato valioso guardado en papel, además de mantenerlo protegido por motivos legales y de continuidad de negocio, apunta a la digitalización de documentos como la solución única para enfrentarse a los cambios actuales.
La manera más eficiente de convertir una información de formato físico en digital es utilizando escáneres documentales que ofrecen una tecnología profesional e inteligente mediante la cual extraer datos, ya que estos son lo que realmente tienen valor para una organización, y almacenarlos de manera segura para posteriormente poder compartirlos de forma inmediata con el usuario que lo necesite y tenga acceso.
Los planes para incrementar la rentabilidad del negocio no tienen por qué ser complejos o enrevesados. Si algo ha enseñado el año 2020 a muchas empresas es dónde están sus puntos débiles y qué medidas deben tomar para asegurar mejor su futuro. En aquellos planes en los que se contemple proteger la información, así como dotarla de más versatilidad y usabilidad, será necesario entonces invertir en soluciones avanzadas de digitalización documental. Un paso aparentemente sencillo, pero decisivo que falta por dar todavía por parte de muchas organizaciones.
