La digitalización de facturas se ha convertido en una solución definitiva para los procesos de gestión contable en empresas de todo el mundo.
Esta tecnología de vanguardia permite transformar un proceso manual en uno digital, lo que se traduce en una serie de beneficios significativos para las compañías. Actualmente, NCS Spain, una consultora tecnológica comprometida con la innovación está colaborando estrechamente con sus clientes para ayudarles a implementar esta y otras soluciones en sus organizaciones, con servicios personalizados para aumentar la productividad de sus procesos de negocio.
La digitalización de facturas es un procedimiento tecnológico en el que se escanea una factura y se transforma la imagen obtenida en un formato digital, con los mismos efectos legales que una factura en papel. Este proceso implica la captura de documentos tanto impresos como digitales, mediante el escaneo o por su recepción vía correo electrónico, para la posterior obtención de su información. Con esta tecnología, todos los datos relevantes de las facturas se extraen automáticamente y se integra en los sistemas de la organización.
Entre los beneficios significativos que la digitalización de facturas ofrece a las empresas, se destaca en primer lugar, el ahorro de espacio físico y dinero, dado que este sistema elimina la necesidad de papel. Por lo tanto, no solo contribuye al paperless, con un impacto positivo en el medio ambiente, sino que también se ahorra tiempo al evitar demoras en la búsqueda y almacenamiento de documentación física.
Otra ventaja clave de la digitalización de facturas es el aumento del control sobre estas, ya que es posible localizarlas de manera inmediata, así como cualquier dato relacionado, lo que facilita el acceso tanto para los empleados autorizados como para los clientes y la administración fiscal. Esto mejora la eficiencia y permite una comunicación práctica entre la empresa y sus proveedores.
Además, en términos de seguridad, la digitalización de facturas ofrece una mayor protección de datos, dado que evita la circulación de papeles con información confidencial, protegiendo la privacidad de la empresa y sus clientes.
Gracias a que este sistema automatiza el proceso de gestión de facturas, se minimiza la posibilidad de cometer errores humanos en las acciones relacionadas. Esto mejora la precisión de los registros contables y evita problemas futuros. A su vez, contar con las facturas digitalizadas agiliza la búsqueda, consulta y envío de documentos a terceras personas para su revisión o aprobación, evitando cuellos de botella, ya que los documentos digitales pueden ser fácilmente compartidos y accedidos. En este sentido, también es posible visualizar y gestionar estas facturas digitales desde cualquier dispositivo y ubicación, ampliando el abanico de posibilidades de trabajo y evitando demoras innecesarias.
De la mano de los servicios de la consultora tecnológica NCS Spain, las organizaciones pueden optimizar todos sus procesos de trabajo. La multiplicidad de ventajas de la digitalización de facturas en cuanto a agilidad, facilidad de acceso y transmisión de la información contribuyen al aumento de la productividad en las organizaciones, ya que se eliminan las tareas relacionadas con el papeleo y los empleados pueden dedicar más tiempo y esfuerzo a sus funciones principales en la compañía.
